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CreacomMiércoles, 11 de Febrero de 2015

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Si ya es difícil mudarse de domicilio, el trámite se complica cuando se cambia de domicilio la empresa. Y es que a los problemas añadidos de una mudanza normal, se unen el trasladar a más personas y la necesidad de hacerlo en poco tiempo, para causar el menor inconveniente a los clientes y que el cambio no repercuta en la rentabilidad de la empresa. Organizarse bien y escoger una buena empresa de mudanzas suele ser la mejor solución para aquellos que hayan elegido cambiar el local de su compañía.

 

 

ELEGIR BIEN LA EMPRESA

 

Hoy en día, existen muchas personas que se dedican a la mudanza, pero algunos de ellos no son profesionales. Cuando se decide cambiar el domicilio de una empresa, elegir bien con quiénes se hará es fundamental: de esta forma el cliente se asegura que el cambio se realizará en los tiempos y en el plazo fijado, sin problemas derivados de contratar a no profesionales. Hay muchas empresas ya implantadas en el mercado y con una alta reputación que facilitarán la labor: desde acudir al lugar de trabajo “antiguo” para ver la disposición de los muebles, qué se quiere trasladar, valorar el tiempo que van a necesitar para realizar la mudanza con todas las garantías o también visitar las nuevas instalaciones para diseñar un traslado eficiente.

 

 

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ORGANIZACIÓN

 

La organización en el cambio de domicilio de una empresa es la clave. No se puede realizar bien la mudanza si no se tiene claro cómo se va a hacer. ¿Qué es lo prioritario? ¿Están los clientes avisados de las molestias que pueden sufrir por el cambio? Organizar tanto el traslado como los trabajos pendientes, o que deberían realizarse durante el tiempo en que los procesos de la compañía estarán inoperativos (o a un ritmo menor), es fundamental para no perder clientes durante el proceso.

 

 

TIEMPOS Y PLAZOS

 

Cuando uno se muda de casa, el momento en que se realizará esa mudanza será cuando el nuevo hogar esté disponible para vivir en él. Pero cuando es una empresa la que se va a mover de domicilio, hay que tener en cuenta otras variables: el momento del año con menor carga de trabajo, cuando los empleados estén disfrutando sus vacaciones… Además definir los plazos es fundamental para poder informar a los clientes de cuándo se va a realizar el cambio, o el tiempo en que no se podrá ofrecer los servicios habituales al 100%. Si se trabaja con profesionales de las mudanzas, se logrará poder dar datos fiables de las fechas de inicio y finalización, así como que se adecuen a los mejores momentos para la compañía.

 

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HACER INVENTARIO


Para evitar sustos y malos entendidos durante y después de la mudanza, se ha de tener un inventario de todos los enseres que se van mover: equipos informáticos, mesas, sillas… incluso el material de oficina y la decoración de esta. Si se tiene una lista completa de todos los objetos, será más fácil asegurarse de que todo ha llegado a su destino de la manera correcta, y de que uno no se ha dejado nada al realizar el cambio. Sin lugar a dudas, una preocupación menos.

 

 

ASEGURAR LOS OBJETOS DE VALOR

 

Las empresas profesionales de mudanzas están obligadas, por ley, a tener un seguro que cubra los daños a los objetos que están trasladando. Pero en algunas ocasiones estos seguros no cubren todo tipo de objetos. Si se tienen equipos frágiles u obras de arte de decoración, maquetas de patentes, etc., lo ideal es contratar un seguro aparte, bien ampliando las coberturas del que se ofrece desde la empresa de mudanzas, bien hablando con la aseguradora con la que se trabaja habitualmente para que cubran los desperfectos que pudieran producirse en caso de algún accidente.

 

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SITUAR A LOS EMPLEADOS

 

Seguro que la mudanza es para mejor, pero los empleados son parte de la empresa y sus opiniones deben ser tenidas en cuenta. Cuando una empresa cambia de local u oficina, los empleados se sienten parte del proceso y el cambio suele ser positivo. Dejarles escoger, en la medida en que se pueda, su puesto de trabajo ayudará a que sientan como propio el cambio, así como la decoración, la distribución de la mesa de trabajo, los colores de la sala donde estarán ubicados…

 

 

LOS EQUIPOS ELÉCTRICOS E INFORMÁTICOS


Los ordenadores son las armas de trabajo de la mayoría de las empresas de hoy en día. Y son objetos pesados y muy, muy frágiles. Además, en la mayoría de las ocasiones, una vez se desconectan del sistema informático de la empresa, se desconfiguran y hay que volver a ponerlos a punto una vez se hayan instalado en el destino. Esto hay que preverlo y tener, por tanto, un equipo de profesionales que dejen funcionando el sistema en el menor tiempo posible: bien avisando a la empresa que se encarga del mantenimiento de los sistemas, bien formando y asegurándose de que el departamento de informática podrá desarrollar este trabajo sin interrupciones ni inconvenientes.

 

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DIETAS


Como se señaló más arriba, los cambios de domicilio de las empresas suelen ser para mejor, pero no por tener un lugar más propicio para desarrollar su labor los empleados estarán contentos. Siempre habrá alguno al que le venía mejor la ubicación anterior, por proximidad del domicilio, del colegio de los niños o por la facilidad de llegar en su propio coche o en transporte público. Para evitar disgustos con los trabajadores, es bueno que estén informados con tiempo de los cambios de la empresa y, por supuesto, del cambio de ubicación. Algunas veces habrá que renegociar dietas o complementos en los salarios, así como contarles las mejoras que obtendrán en el nuevo local. Y escuchar y tener en cuenta las sugerencias que realicen sobre las instalaciones, como la ubicación de un comedor, máquinas de café o de snacks.

 

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EMPEZAR A EMPAQUETAR


Cuando todas las cuestiones previas están solucionadas, llega la hora de comenzar a empaquetar. Para no tener que hacerlo todo a última hora deprisa y corriendo (que nunca es buena idea), lo mejor es comenzar poco a poco, guardando en cajas las cosas que se utilizan poco, como por ejemplo, los adornos de Navidad (que solo se utilizan una vez al año).

 

 

AVISAR A LOS VECINOS, TANTO LOS DE LA ANTIGUA OFICINA COMO LOS DE LA NUEVA


Los vecinos de los locales deben saber, con tiempo, que la empresa va a cambiar de domicilio. Y es que así podrán prepararse para los inconvenientes que surgirán durante el tiempo que dure la mudanza: camiones ocupando plazas de aparcamiento delante de las oficinas, más personal trabajando… Y este aviso se hace mucho más imprescindible si se
trabaja en un edificio compartido, ya que sus sistemas informáticos y de Internet, por ejemplo, también podrían sufrir caídas mientras se están desconectando los de la empresa que va a cambiar su ubicación.

 

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EL KIT DE SUPERVIVENCIA


Antes se comentaba que cambiar de lugar de trabajo es similar a cambiarse de casa, pero con más preocupaciones. En este punto también se ha de señalar esta coincidencia: cuando alguien se muda de domicilio, se le recomienda que cuente con un “kit de supervivencia básico” para poder sobrevivir un par de días en caso de que la mudanza se alargue: ropa, muda, elementos de aseo… Deigual manera, hay que prever estos inconvenientes cuando se cambia el domicilio de la empresa: tener los documentos más importantes archivados en la nube (y que los empleados puedan acceder a ellos desde su propio domicilio, por ejemplo), hacer una copia de seguridad de los documentos más importantes, etc.

 

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REVISAR EL LOCAL ANTIGUO ANTES DE QUE MARCHEN LOS EMPLEADOS DE LA EMPRESA DE MUDANZAS

 

El dueño o gerente de la empresa debe ser el último en marcharse de la antigua ubicación, así como los responsables de los distintos departamentos. Con el inventario que se ha ido realizando en la mano, este equipo de trabajo podrá ir comprobando, sala por sala, que no se hayan quedado enseres en ninguna de ellas.

 

 

REVISAR DESPERFECTOS


Antes de volver a la actividad normal de la empresa, se debe comprobar que tanto los muebles, la decoración o los equipos informáticos de la empresa no han sufrido daños durante todo el proceso. Es fundamental esto, por una parte para reclamar cuanto antes a la empresa que haya realizado el traslado y a la que haya suministrado los nuevos equipamientos; pero también para facilitar a los empleados la vuelta a la rutina y evitar que vayan apareciendo sorpresas desagradables los días o meses después del traslado.

 

nueva oficina  

 

Recapitulando
Los cambios de ubicación de las empresas suelen ser para bien, para lograr una mejor atención al cliente y que quienes trabajan allí se sientan más cómodos en su puesto. Para evitar sorpresas desagradables, la organización, el trabajar con profesionales adecuados y hacer a los empleados partícipes de las decisiones facilitará el proceso de adaptación a las nuevas instalaciones. Y no hay que olvidarse de pedir presupuesto a empresas de mudanzas para lograr estos objetivos.

 

 

 

 

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