Hi ha moments en què és necessari un trasllat. Bé perquè l'oficina es queda petita o perquè l'activitat s'ha reduït i és prioritari estalviar amb la mida del local; aquest moment, lluny de ser un problema, pot suposar una sèrie d'avantatges. Des canviar de decoració i ambient, fins renovar el mobiliari, els ordinadors o instal·lar el negoci o oficina en un lloc de la ciutat més atractiu i accessible per als treballadors, proveïdors i clients.

LES 7 EINES INDISPENSABLES PER A LES MUDANCES

Cal tenir en compte aquells mobles, pantalles o vidres que necessiten desmuntatge i posterior armat, per tenir a mà les eines necessàries. Són aquelles que facilitaran el compliment total dels objectius d'una mudança.

Entre elles destaquen:

1. Plataforma amb rodes. Es tracta de carros plànols de quatre rodes que poden servir per transportar mobles en ascensors. Si es tracta de mobles delicats, millor folrar la base amb mantes encoixinades per suavitzar el frec.

2. Carretó. En el cas de ferms irregulars o esglaons, és millor disposar d'un carretó de dues rodes, folrant de la mateixa manera el sòl. A vegades, per portar mobles de grans dimensions és millor concentrar la pressió sobre aquests en comptes d'agafar les nanses del carro, per a un major equilibri en les maniobres.

3. Trepant percutor sense cable, multieina que permet no només desmuntar i reconstruir les prestatgeries i llibreries necessàries, sinó també polir, tallar o foradar.

4. Làser mesurador de distàncies per prendre nota de totes les dimensions de forma exacta i còmoda, tant del nou local com dels mobles que eubicarán en ell.

5. Cúter professional ergonòmic per tallar el plàstic i desembalar les caixes sense haver de realitzar grans esforços.

6. Ventosa doble, per elevar i transportar parets de vidre o mampares divisòries d'oficina de grans dimensions.

7. Màquina de precinte per guanyar en rapidesa a l'hora d'empaquetar. Són ideals les de cintes adhesives resistents i molt adherents que no danyen la superfície dels mobles.

Organitzar i preparar totes les coses necessàries des d'un principi és la base d'una mudança sense imprevistos. Per això, per a una millor visualització de les eines i materials necessaris, es pot consultar i / o descarregar el document que acompanya a aquest article. Disposar de llistats i d'una fitxa tècnica com aquesta, amb el material imprescindible, resultarà útil per a tenir-ho tot a punt d'un simple cop d'ull.

CONSELLS PER A UNA MUDANÇA PERFECTA:

REALITZAR LA MUDANÇA ALS CAPS DE SETMANA O PER LES NITS.

Arribat aquest moment, la majoria de persones sospesen fer la mudança sense afectar la productivitat ni el clima de l'empresa, en temps rècord i amb seguretat. Per a això, cal anticipar-se i organitzar tots els detalls amb temps suficient. Un bon començament és desestimar les hores punta i els dies feiners -si es realitzarà el trasllat per compte propi- o contractar una empresa professional que ofereixi aquest servei durant els caps de setmana, vacances o per les nits. D'aquesta manera, la documentació, equips informàtics, gènere, mobles i mampares de vidre apareixeran col·locats com per art de màgia davant dels ulls dels empleats.

S'opti per una o altra opció, cal tenir en compte una sèrie de consells i pautes per optimitzar al màxim la mudança.

FER UNA LLISTA PER EVITAR EL DESORDRE

A l'hora de fer la mudança, s'ha de fer un inventari el més precís possible de tots aquells estris que caldrà moure, sobretot, d'aquells mobles, mòduls o mampares que necessiten desmuntatge i posterior col·locació. De la mateixa manera, s'ha de destacar en un altre llistat dels objectes delicats o documents importants per tenir-los controlats en tot el procés. És recomanable fer-ho constar també en el seu embalatge posant la paraula fràgil o una breu descripció del contingut a la caixa. Per a la resta d'objectes, és suficient posar el seu nom en un lloc visible de l'embalatge. Aquest pas facilitarà la tasca de recol·locació.

APROFITAR PER FER NETEJA

Una mudança pot ser el moment oportú per desfer d'allò que no aporta res a l'empresa, està antiquat o desfasat per al seu ús.
Així, a més de modernitzar la imatge del negoci ajudarà a portar només el necessari al nou emplaçament. En aquest sentit, hi ha empreses que ofereixen el servei de retirada de materials obsolets, contribuint al reciclatge ia la cura del medi ambient.

SOL·LICITAR LLICÈNCIES

Hi ha casos, en els quals la mudança requereix d'un permís municipal que s'haurà de demanar amb antelació a l'Ajuntament corresponent.
Imprescindible si es necessita tallar un carril de trànsit o part d'un carrer molt transitat per unes hores sense complicacions.

VERIFICAR LES DIMENSIONS DEL NOU LOCAL

Cal no només per saber si els mobles seguiran servint, sinó perquè els mobles de major grandària no pateixin danys a l'hora de ser introduïts per les portes o escales. En aquest cas, i sempre que la nova oficina s'ubiqui en les plantes superiors d'un edifici, es podrà recórrer a l'ús de grues muntamobles o plataformes elevadores. Aquestes permeten pujar la mercaderia més voluminosa per la façana sense cap tipus de risc.

DISTRIBUIR EFICIENTMENT EL NOU ESPAI

És el temps del treball mòbil. L'oficina moderna i mediambiental és avui un espai més aviat d'interacció i col·laboració -a l'estil coworking- més que un lloc on es premiï el treball individual. Per això, a l'hora de redistribuir els nous espais de treball cal no pensar en jerarquies ni en grans despatxos de direcció, sinó en el treball col·laboratiu. Una forma és optar per espais diàfans, multifuncionals, còmodes que fomentin la companyonia, el sentit de pertinença i la creativitat.

PREPARAR ELS ELECTRODOMÈSTICS I TESTS PER AL TRASLLAT

En el cas dels primers, és millor embalar en les seves caixes originals, si és possible. Com en la majoria de casos no es disposa ja d'elles, caldrà recórrer a caixes reforçades que aportin un extra de seguretat.
Si hi ha aparells a l'oficina com petits frigorífics, millor no usar-los en els dos dies previs ni connectar de nou fins passades 24 hores de la mudança. En el cas dels testos, és aconsellable no regar durant els dos dies anteriors.

CALAIXERES I CALAIXOS

Abans d'iniciar la mudança, s'han de buidar totes les calaixeres, ia ser possible, treure els calaixos dels mobles. D'aquesta manera, es contribueix a que pesin menys i no pateixin danys amb certes maniobres, com la de pujar-los al camió de mudances.

EVITAR sobrecarregar les CAIXES

Algunes persones tendeixen a embalar els seus béns aprofitant també els costats. És millor no deixar les caixes massa pesades per facilitar que no es trenquin i que siguin més manejables. Per exemple, els llibres en pesar tant és millor empaquetar en poques quantitats o distribuir amb altres objectes més lleugers.

UN CROQUIS: MENYS HORES D'ADAPTACIÓ

Posar les coses al seu lloc no ha de ser una tasca enutjosa si es prenen certes precaucions, com identificar prèviament el contingut de cada caixa, bé per colors o classificades mitjançant lletres i números. Així mateix, pot simplificar aquesta tasca la confecció d'un esquema del nou local, per saber on va cada cosa i evitar problemes d'espai. Primer es solen col·locar els mobles i després el contingut de les caixes. Així, es visualitzen millor els espais ocupats i els lliures, per apilar-hi les caixes de cada sala o despatx.

PROTEGIR EL PATRIMONI AMB UNA ASSEGURANÇA

Realitzar la mudança amb antelació no només ajuda a estalviar temps i esforç, evita hores d'estrès. A més, perquè sigui perfecta del tot, ha de protegir al màxim el patrimoni. Per això, si es treballa amb una empresa encarregada del trasllat, cal confirmar que disposa d'una assegurança de responsabilitat i en cas que es produeixi qualsevol desperfecte, no hi haurà més que comunicar. Una altra alternativa, és transportar al vehicle propi els objectes més personals o necessaris per tornar a treballar de manera imminent.

QUE MATERIAL NO POT FALTAR A LA MUDANÇA D'UNA OFICINA O BOTIGA?

En parlar de mudances sempre es pensa en caixes de cartró, guants, precinte, tisores, bolígraf per retolar, plàstic o paper de bombolles, adhesius, fundes protectores o mantes encoixinades. Per sort, per al trasllat dels ordinadors, projectes, contractes o gènere, en el mercat actual hi ha moltes opcions que garanteixen la seva integritat. Des caixes de cartró ondulat d'alta resistència fins a caixes arxiu de petites dimensions i caixes tipus armari, per traslladar peces de roba penjades, si fos el cas.

COMENÇAR AMB ENERGIES RENOVADES

Tots els canvis suposen nervis i èpoques de tensió. Per això, a l'acabar una mudança a la botiga o oficina, moltes empreses opten per transmetre relax i energies renovades al seu personal. Per a això, es pot celebrar un esmorzar informal o un berenar, en la qual totes les persones implicades prenguin forces i es familiaritzin amb el nou emplaçament. Sense obviar una possible inauguració que permeti fer partícips del nou projecte als clients i proveïdors del negoci.